Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

Dieses Thema im Forum "Windows" wurde erstellt von Fu$$el, 7. Dezember 2013 .

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  1. 7. Dezember 2013
    Ich bestelle ziemlich viel online für mich und für andere und hab dadurch jährlich Unmengen an Rechnungen usw.. Diese Rechnungen würde ich gerne digitalisieren und in eine Datenbank hacken. Habt ihr sowas im Einsatz oder kennt ihr da was?

    Folgende Funktionen wären klasse:
    - Volltextsuche in der Rechnung. Also ich suche z.b. Laptop XY und dann soll er mir die Rechnung zeigen.
    - Datum hinterlegen und eventuell nach ablauf von 2 jahren archiveren
    - "Kunde" hinterlegen und danach filtern
    - Shop hinterlegen und danach filtern
    - Umsatz je Shop oder je Kunde wäre nett

    Gibt es für sowas Programme oder muss ich ne Exceltabelle nehmen und auf die Volltextsuche innerhalb der Rechnung verzichten?

    Gruß
    FusseL
     
  2. 7. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Natürlich gibt es für soetwas Programme. Nennen sich DMS (Dokumenten Management System). Ob es hier allerdings etwas kostenloses/kostengünstiges für Privatpersonen wie dich gibt kann ich dir leider nicht sagen. Mit diesem Stichwort solltest du aber selbst auf die Suche gehen können.
     
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  3. 7. Dezember 2013
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 7. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    preis spielt keine rolle solang man irgendwie anders dran kommt

    Edit: Hab mir jetzt Office-n-PDF besorgt und werde das mal testen..
     
  4. 7. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Office-n-PDF sagt mir gar nicht zu. Es wirft andauernd fehler aus..

    Hab mir auch noch fileee angeschaut was mir extrem gut gefällt allerdings möchte ich nicht alle daten auf einem fremden server hosten und ich habe bedenken das es nach der beta phase kostet..

    gibt es solche dienste wie fileee zum selbsthosten? Nas und Webspace wäre vorhanden..
     
  5. 8. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    nehme mal an du setzt windows ein? wenn nicht: DEVONthink — Intelligentes Dokumentenmanagement für den Mac - DEVONtechnologies

    windows: Dokumente & Daten archivieren - Office - Büro - Downloads - COMPUTER BILD oder DIEW DMS Software - Dokumentenmanagement - Dokumentenverwaltung - Archivierung

    microsoft access falls du selber was schreiben möchtest
     
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  6. 9. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Hi Fu$$el,

    habe Deinen Post hier gesehen und antworte auf deine Bedenken mal in eigenem Interesse, arbeite nämlich bei fileee

    Bezüglich der Datensicherheit kann ich dir versichern, dass die Daten auf deutschen Servern gespeichert werden und die Kommunikation über eine sichere SSL Verbindung geschieht. Du bist der einzige, der auf Deine Dokumente zugreifen kann. Das gibts auch nochmal ausführlicher zusammengefasst hier: Sicherheit | fileee

    Deine Bedenken zu den möglichen Kosten kann ich auch beseitigen. Es wird immer eine kostenlose Version geben, auch wenn die beta-Phase in naher Zukunft beendet wird.

    Viele Grüße,

    Tobias
     
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  7. 9. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Schau dir mal Elo-Office an, kann aber sein das es zu sehr in die Richtung Kleinunternehmen geht.

    Grüße
     
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  8. 10. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Werden die Dateien auf dem Server dann verschlüsselt oder liegen die so rumm? Sonst könnte ja doch jeder von euch gemütlich die Rechnungen etc. einsehen...
     
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  9. 10. Dezember 2013
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 10. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    ok ich glaub ich hab mich etwas unklar ausgedrückt.. im grunde geht es mir nicht soo sehr um die sicherheit. die daten sind alles nur 0-8-15 rechnungen und nichts besonderes. es geht mir eher um den zugriff.. ich hab hier auf dem land zeitweise kein internet und dann muss ich trotzdem noch zugriff auf die daten haben. sprich ich müsste alles auch noch einmal bei mir daheim speichern. ne offline funktion wäre da der hammer. vielleicht kann man es ja auf die to-do liste setzen

    wird es bei der kostenlosen version später eine begrenzung an dokumenten geben? wenn ja wo liegen die limits und was wird es zirka kosten?

    Edit: Achja was mir gerade noch einfällt wo ich schon mal jemand von fileee da hab.. bei der dropbox Verknüpfung muss man ja die ordner angeben die gesynct werden sollen. sagen wir mal ich habe einen Ordner namens "Rechnungen" und darunter 50 Ordner die auch nochmal 2 Unterordner haben. Dann muss ich jeden Ordner einzeln anklicken oder nicht? Es wäre gut, wenn man nur den obersten anklicken müsste und neue ordner automatisch dazu kommen wenn man sie anlegt.

    Edit2: Eins fällt mir noch gerade ein Ich habe mehrere E-Mail Adressen auf die ich Rechnungen bekomme, ich kann allerdings nur eine E-Mail verknüpfen. Gibt es ne Möglichkeit mehrere Adressen einzutragen oder muss ich alle E-Mails von hand an die fileee adresse weiterleiten?


    @Die_Quelle: Elo office hatte ich mir schonmal angeschaut, wäre aber oversized für mich. ich möchte mich nicht erst tagelang in die software einarbeiten..
     
  10. 10. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Wünsche sind immer gerne gesehen Es haben schon mehrere nach einer offline Funktion gefragt. Ob das aber in naher Zukunft realisiert wird, kann ich dir nicht versprechen. Es ist jedenfalls auf unserer Wunschliste.

    Ja, es wird eine Begenzung geben. Eine genaue Zahl oder die möglichen Kosten kann ich dir noch nicht nennen. Es geht aber bei der Begrenzung eher um die Unterscheidung zwischen einer kommerziellen Nutzung durch Unternehmen oder wirkliche "heavy user" und der privaten Nutzung. Für denjenigen, der in privaten Größenordnungen Dokumente hochlädt, wird fileee immer kostenlos bleiben.

    Das sollte eigentlich schon genauso funktionieren, wie du das beschreibst. Wenn in der Ordnerstruktur ein Ordner ausgewählt wird, sollten auch alle darunterliegenden Ordner synchronisiert werden. Vielleicht ist das aber nicht deutlich? Wenn du sonst Probleme hast oder irgendetwas nicht so funktionieren sollte, wie du dir das vorstelltst, kann du uns dein Feedback und deinen Fragen direkt innerhlab von fileee zukommen lassen.

    Zurzeit kann man nur eine E-mMail Adresse verknüpfen. Je nachdem, wie viele Nutzer sich wünschen auch mehrere Konten zu verknüpfen, wird es wahrscheinlicher, dass das auch eingebaut wird. Du bist zum Beispiel heute schon der zweite, der danach fragt:] Als Workaround: Vielleicht bietet dein E-mail Provider ja sowas wie ne automatische Weiterleitung an, wo du dann deine fileee Adresse eintragen kannst?

    Bevor ich's vergesse:

    Wir arbeiten zurzeit noch an einer Verschlüsselung. Mit dem Ende der beta-Phase wird das jedoch definitiv umgesetzt sein. Mehr zu dem Thema gibt's hier: https://fileee.zendesk.com/entries/22432497-Wie-sieht-s-mit-der-Datensicherheit-aus-

    Ich hoffe, ich konnte dir bzw. euch helfen.

    Viele Grüße,

    Tobias
     
  11. 10. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    aufgrund des klasse supports (sogar außerhalb des eigenen forums) werde ich fileee noch mal ne chance geben

    die dropbox anbindung werden ich mir morgen nochmal anschauen und mich ggf. an euch wenden.

    die zusätzlichen email adressen dürfte nicht der größte aufwand sein. das würde ich optional mit einbauen an eurer stelle.
    ich werde es übergangsweise mit einer outlook aktion lösen und bei bedarf die emails weiterleiten.

    vielen dank schonmal für die vielen antworten
     
  12. 11. Dezember 2013
    AW: Software um Rechnungen usw. zu archivieren/organisieren

    Das freut natürlich. Sag Bescheid, ob das mit der Dropbox geklappt hat.
     
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