Die Digitalisierung von Archiven und anderen Dokumentenarten bringt zwar auch Herausforderungen mit sich, diese lassen sich jedoch durch eine gute Planung und die passenden Maßnahmen überwinden. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen die Umstellung auf eine digitale Verwaltung erfolgreich geschafft haben und warum dies für die Wettbewerbsfähigkeit entscheidend sein kann.
Die digitale Archivierung muss rechtskonform erfolgen
Um alle Datenschutzvorschriften zu erfüllen, müssen Unternehmen die Archivierung ihrer Dokumente durch geeignete Verfahren und Systeme angemessen absichern. Dabei müssen die folgenden Aspekte beachtet werden:
- Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
- verlässlicher Schutz sensibler Daten
- Zugriff auf die Dokumente nur für berechtigte Personen
- klar dokumentierte Abläufe und Prozesse
- Sicherstellung der Unveränderlichkeit von Dokumenten
- umfassende Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter
Planung ist alles – wie die Umstellung ohne Probleme gelingt
Vor der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse sollten Unternehmen zuerst eine Bestandsaufnahme der aktuellen Abläufe durchführen. Anschließend können klare Ziele definiert und die dafür geeigneten Technologien ausgewählt werden. Eine gute Schulung der Mitarbeiter fördert die Akzeptanz der neuen Technologien und sorgt dafür, dass im Unternehmen die erforderlichen Kompetenzen für deren Handhabung vorhanden sind. Außerdem muss ein Zeitplan erstellt werden, der auch regelmäßige Überprüfungen und die Anpassung an weiteren Fortschritt einschließt. Mit einem gut durchdachten und professionell umgesetzten Plan wird sichergestellt, dass die Umstellung effizient und ohne unerwartete Probleme erfolgt.
Weitere digitale Prozesse, die zum Erfolg von Unternehmen beitragen
Die Archivierung ist nicht der einzige Prozess, der sich in Unternehmen digitalisieren lässt. Es gibt darüber hinaus zahlreiche verschiedene Tools, mit deren Hilfe die Produktivität gesteigert werden kann. Zu den wichtigsten digitalen Prozessen in vielen Unternehmen gehören:
- digitale Rechnungsstellung
- verschiedene Projektmanagement-Tools
- Cloud-Speicherlösungen
- digitale Zeiterfassung
- E-Learning-Plattformen
Ein Blick in die Zukunft – wie sieht die Arbeit von morgen aus?
Bereits jetzt ist unsere Arbeitswelt stark von Digitalisierung und Automatisierung geprägt. In Zukunft wird sich dieser Trend weiter fortsetzen. Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie in der Lage sind, mit den entsprechenden Technologien umzugehen. Routineaufgaben werden vermehrt durch Künstliche Intelligenz (KI) übernommen, die diese schneller und besser als menschliche Mitarbeiter ausführen kann. Menschen können dagegen bei Ihrer Bewerbung auf eine Stelle durch Flexibilität, kreatives Denken und Eigeninitiative punkten.
Eine lebenslange Weiterbildung ist in modernen Jobs unerlässlich, denn das Anforderungsprofil verändert sich deutlich schneller als früher und es ist wichtig, den eigenen Wissensstand stets aktuell zu halten.