6 Vorteile der digitalen Personaleinsatzplanung

Dieses Thema im Forum "Sicherheit & Datenschutz" wurde erstellt von alexO, 17. November 2020 .

  1. #1 17. November 2020
    Wer mit der Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen betreut ist, der weiß, mit welch hohem Verwaltungsaufwand das Ganze verbunden ist. Dabei gilt es nicht nur die Wünsche und Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter überein zu bringen. Urlaube und Abwesenheiten müssen bedacht, verschiedene Arbeitszeitmodelle berücksichtigt werden. Und damit noch lange nicht genug: Auch betriebsinterne Vereinbarungen und gesetzliche Vorgaben müssen erfüllt werden.

    Fällt ein Mitarbeiter durch Krankheit oder andere Gründe nun plötzlich aus, kann das den gesamten Plan durcheinanderbringen und eine schnelle und möglichst für alle Mitarbeiter angenehme Lösung muss her. Wer hier noch auf Zettelwirtschaft und Listen setzt, sollte dringend den Weg zur Digitalisierung einschlagen und auf einen Online-Dienstplan setzen. Er bietet zahlreiche Vorteile. Für das Unternehmen und seine Mitarbeiter.

    1. Zeitersparnis
      Wer auf digitale Unterstützung setzt, der spart in erster Linie auch Zeit. Einzelne Zettel mit Mitarbeiterwünschen, Notizen, Hinweisen auf Urlaub und Abwesenheiten, die beim geringsten Windstoß durcheinandergeweht werden oder unübersichtliche Excel-Listen gehören damit der Vergangenheit an. Bei Verwendung eines Online-Schichtplans vereinfacht sich die Kommunikation nachhaltig: Anträge können direkt über App oder Weboberfläche eingereicht werden, ebenso können freie Schichten für Mitarbeiter freigegeben werden, die sich dann dafür eintragen können.

    2. Den Überblick behalten
      Ein weiterer Vorteil digitaler Schichtpläne ist die Übersicht. Hier lässt sich jederzeit transparent überblicken, wie viele Stunden gearbeitet wurde, ob Mehrarbeit geleistet wurde oder ob noch Stunden aufgeholt werden müssen. Zugleich erlaubt ein Online-Schichtplan dank seiner Oberfläche einen idealen Überblick über alle Schichten. Ist alles abgedeckt oder müssen noch Lücken geschlossen werden? Sobald eine Änderung in den Plan eingetragen wird, ist diese in Echtzeit sichtbar, auch werden mögliche Konflikte direkt angezeigt.

    3. Datenschutz einhalten
      Die in einem Dienstplan enthaltenen Informationen sind sensibel und fallen unter das Datenschutzgesetz. Denn hier sind personenbezogene Daten wie Name, Arbeitszeit, Urlaub- und Abwesenheit und mitunter sogar Überstunden und noch weit sensiblere Daten aufgeführt. Diese Daten dürfen nicht öffentlich zugänglich gemacht werden und so ist auch der altbekannte Aushang mitunter ein Datenschutzproblem, denn gerne wird der Einsatzplan auch mit dem Handy abfotografiert. Dies kann so ganz unbewusst zu einem DSGVO-Verstoß führen. Ein Online-Schichtplan berücksichtigt diese Problematik und verhindert den Einblick auf personenbezogene Daten.

    4. Arbeitsrechtliche Anforderungen
      Wer seine Arbeitszeiten digital erfasst ist oft besorgt, zum gläsernen Mitarbeiter zu werden – denn hier werden Arbeitszeiten, Pausen oder Abwesenheiten festgehalten und können stets abgefragt werden. Doch trotz dieser Übersicht bietet der Einsatz einer Software den Mitarbeitern selbst auch die volle Kontrolle über ihre Arbeitszeiten. So wird er beispielsweise auf die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten hingewiesen. So werden die Mitarbeiter geschützt und der Arbeitgeber zugleich dabei unterstützt, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

    5. Planungsfehler vermeiden
      Wer regelmäßig die Schichtplanung übernimmt weiß: es ist ein komplexer Prozess und es müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden. Hier ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Schnell können sich dabei Fehler einschleichen, die – wenn sie denn auffallen – zu Unmut bei den Mitarbeitern und Chaos in der Schichtplanung führen können. Auch Korrekturen oder Änderungen können Fehler nach sich ziehen, die dann wieder ausgeglichen werden müssen. Ein digitaler Schichtplan weißt umgehend auf Fehler und Probleme hin. Er verhindert Doppelbelegungen und weist ebenfalls auf unbesetzte Schichten hin.
    Mitarbeiterzufriedenheit steigern
    Ein Online-Schichtplan kann ebenfalls die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Denn die Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, den Arbeitsplan aktiv mitzugestalten. Sie können sich auf Schichten bewerben, Abwesenheiten und Urlaube direkt beantragen. Das fördert die Selbstbestimmung der Mitarbeiter und sorgt somit im selben Zuge für mehr Zufriedenheit. Dabei ist ein Online-Schichtplan stets transparent und alle Änderungen können stets nachverfolgt werden.
     

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