Digitale Signaturen: Darum sollten Unternehmen darauf setzen

Artikel von Jonas Hubertus am 26. August 2022 um 13:52 Uhr im Forum Netzwelt - Kategorie: Wirtschaft

Digitale Signaturen: Darum sollten Unternehmen darauf setzen

26. August 2022     Kategorie: Wirtschaft
Die technische Entwicklung hat in den letzten Jahren rasante Fortschritte gemacht. Viele Unternehmen können heute Dokumente online versenden und bearbeiten. Die nächste logische Entwicklung sind digitale Signaturen, denn mit der zunehmenden Digitalisierung werden auch die Anforderungen an die Sicherheit von Geschäftsprozessen immer höher. Hier spielt die Signatur eine entscheidende Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau eine digitale Signatur ist und welche Vorteile sie für Unternehmen bietet.

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Was sind digitale Signaturen?
"Unterschrift leicht gemacht - so geht's!" Dieser Satz beschreibt die elektronische Signatur sehr treffend. Denn tatsächlich ist es so einfach, wie es klingt: Eine elektronische Unterschrift, die mit einem Mausklick auf einem Dokument geleistet werden kann. Es handelt sich um eine elektronische Version einer Unterschrift, die verwendet wird, um die Identität einer Person oder eines Unternehmens zu bestätigen.

Ein Algorithmus wirdverwendet, um die Echtheit, Integrität und Vertraulichkeit von digitalen Dokumenten sicherzustellen. In anderen Worten: Eine digitale Signatur auf einem Dokument kann als Beweis verwendet werden,, dass es sich um das Original handelt und nicht manipuliert wurde.

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Unterschrift, die lediglich den Namen des Unterzeichners enthält, besitzt die elektronische Unterschrift auch Informationen über den Signaturvorgang selbst (z.B. IP-Adresse des verwendeten Endgeräts ) sowie über den Zeitpunkt der Unterzeichnung und den Inhalt des Dokuments.

Wie funktionieren digitale Signaturen?
Digitale Signaturen sind eine Art elektronischer Fingerabdruck, welcher verwendet wird, um die Echtheit einer Nachricht oder eines Dokuments zu bestätigen. Sie werden häufig verwendet, um die Integrität von E-Mails oder anderen elektronischen Dokumenten zu gewährleisten.

Zu einer digitalen Signatur gehört immer ein Schlüsselpaar. Dieses setzt sich aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel zusammen. Der private Schlüssel bleibt beim Inhaber der Signatur und wird nicht mit anderen geteilt. Der öffentliche Schlüssel wird hingegen allen zur Verfügung gestellt, die mit dem Inhaber der Signatur kommunizieren möchten.

Wenn ein Dokument signiert wird, wird der private Schlüssel verwendet, um eine verschlüsselte Nachricht zu erstellen, die mit dem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt werden kann. Das Ganze funktioniert über den Hash-Wert.

Ein Hash-Wert ist eine Art Fingerabdruck einer Datei oder eines Textes. Er wird durch einen Algorithmus berechnet und ist in der Regel eine Zeichenkette aus Zahlen und Buchstaben. Dieser ist wichtig, weil er eindeutig ist und nicht geändert werden kann. Wenn der Wert Datei mit dem Hash-Wert einer anderen Datei übereinstimmt, kann man sicher sein, dass beide Dateien identisch sind.

Welche Vorteile haben digitale Signaturen?
Signaturen sind ein wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation, ob mit Lieferanten, Mitarbeitern oder Kunden. Wir nutzen sie, um unseren Namen unter Briefe, Verträge, E-Mails und andere Dokumente zu setzen. Oftmals wird hierfür noch die herkömmliche handschriftliche Unterschrift verwendet. Doch in Zeiten der Digitalisierung bieten elektronische Signaturen diverse Vorteile für Unternehmen:

  • Erhöhte Sicherheit: Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, kann es nicht mehr verändert werden, ohne dass die Signatur ungültig wird. Dies bietet Unternehmen eine fälschungssichere Möglichkeit, die Integrität ihrer Dokumente zu gewährleisten und den Unterzeichner zu authentifizieren.
  • Kostengünstig: Die Erstellung und Verwaltung der Signaturen sind in der Regel kostengünstiger als die herkömmlichen Signaturen, da Kosten für Papier, Druck und Porto gespart werden.
  • Zeitsparend: Da immer mehr Geschäftsprozesse online und damit auch papierlos abgewickelt werden, entfällt das lästige Herumschicken von Dokumenten per Post oder E-Mail.
  • Umweltfreundlich: Elektronische Unterschriften können Unternehmen helfen, ihren Papierverbrauch und damit die Abholzung von Bäumen zu reduzieren.
  • Effizienzsteigernd: Die Umstellung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dadurch können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und effizienter gestalten.
  • Erhöhte Transparenz: Digitale Signaturen helfen dabei, Transparenz in den Geschäftsprozessen zu schaffen. Unternehmen können nachvollziehen, wer welche Dokumente signiert hat, wann dies geschehen ist und ob es eventuell Änderungen an den Dokumenten gab.
  • Flexibilität: Der Prozess ist sehr viel bequemer als bei herkömmlichen Unterschriften, denn Sie müssen nicht mehr physisch anwesend sein, um Ihre Unterschrift zu leisten. Stattdessen können Sie Ihre Unterschrift ganz einfach online leisten – zeit- und ortsunabhängig.

Fazit - Sind digitale Signaturen die Zukunft?
Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung von digitalen Signaturen eine große Chance für Unternehmen darstellt. Diese ermöglichen es Ihnen, geschäftliche Vorgänge schneller und effizienter abzuwickeln. Überdies bieten sie ein hohes Maß an Sicherheit - für Unternehmen, die immer häufiger online agieren, ist es wichtig, dass sie ihre Kommunikation und Transaktionen absichern.

Der europäische Anbieter Yousign ist ein verlässlicher Partner für digitale Signaturen und hilft Ihnen dabei, von den vielen Vorteilen zu profitieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
 

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