Digitales Büro der Zukunft – Enterprise Content Management (ECM)

alexO · 9. Oktober 2017

Die Zeiten, in denen in Büros die Drucker und Kopierer nur so heiß liefen, sollen schon bald ein Ende haben. Dank neuester Technologien, wie dem Enterprise Content Management (ECM), soll das Informationsmanagement in Unternehmen in Zukunft komplett digital ablaufen. Sämtliche Dokumente sollen somit sicher in einem System archiviert sein sowie schnell und einfach für alle berechtigten zugänglich gemacht werden. Für viele Experten steht die Eroberung des Marktes durch ECM-Systeme bereits fest. Sie fragen sich, worum es sich bei ECM Systemen überhaupt handelt und welche Aufgaben diese abdecken sollen? Was macht diese neuen Systeme überhaupt so besonders? Wir beantworten Ihnen all Ihre Fragen und erklären Ihnen die wichtigsten Merkmale von ECM.

Was sind ECM Systeme?

Zunächst sollte geklärt werden, worum es sich bei Enterprise Content Management überhaupt handelt. ECM sind Technologien, Methoden und Strategien für das Informationsmanagement in Ihrem Unternehmensnetzwerk. Es ermöglicht, Dokumente und Content zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu bewahren sowie für jeden, der darauf zugreifen darf, bereitzustellen. Kurz gesagt hilft ECM Ihnen dabei, organisatorische Prozesse einfacher, schneller und sicherer abzuwickeln. Das Ganze geschieht wie bereits erwähnt digital via PC. Eine ausführliche Erklärung zu den Themen „Enterprise Content Management“ finden Sie hier.

Die Bedeutung des Begriffes ECM

Enterprise Content Management ist ein Kunstwort, welches sich aus drei Einzelbegriffen zusammensetzt, die alle eine spezielle Bedeutung in dem Konstrukt haben:

Enterprise: Die Unternehmensdokumente sind für alle Zugriffsberechtigten Nutzer im Unternehmen nutzbar. Allerdings wird dabei zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten unterschieden.
Content: Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um den Inhalt, der sich in den elektronischen Systemen befindet.
Management: Hiermit ist die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle der Systeme gemeint.

Welche Elemente werden von ECM abgedeckt?
Elektronische Archivierung

Alle Dokumente werden im System revisionssicher und rechtskonform archiviert. Dabei sind alle Abläufe genauestens und automatisch protokolliert. Zudem sind die Dokumente innerhalb von Sekunden abrufbar und einsehbar. Ein stundenlanges Suchen nach dem richtigen Aktenordner im schlecht geordneten Archiv entfällt.

Dokumentenmanagement

Mithilfe des Dokumentenmanagements können Sie Dokumente, die gerade relevant sind, jederzeit bearbeiten und verwalten. Meistens müssen diese, ehe sie fertig sind und archiviert werden können, von vielen Mitarbeitern nacheinander bearbeitet werden. Mit ECM geschieht das völlig transparent und ohne großen Zeitverlust durch lange Laufwege. Hinzu kommt eine sinkende Fehleranfälligkeit dank digitaler Büros.

Elektronische Akten

Dank digital archivierter, elektronischer Akten können Sie jederzeit, wenn Sie sich auf einen neuen Auftrag vorbereiten, innerhalb kürzester Zeit alte Dokumente zur Recherche zu Rate ziehen. In Kombination mit der elektronischen Archivierung sind die eAkten bei der Arbeit Gold wert.

Eingangsverarbeitung

Auch Ihr elektronisches Postfach wird dank ECM noch einmal auf ein neues Level gehoben. Täglich werden Ihnen Dutzende Dokumente und andere wichtige Schreiben per Mail zugesendet. Hier verliert sich schnell der Überblick und ein Stau entsteht. Mitarbeiter warten auf dringende Antworten von Kunden und Geschäftspartnern und erhalten diese aufgrund einer schlechten Organisation verspätet. Ein Problem, was in digitalen Büros behoben werden soll. Dank ECM Systemen kann sämtlich eingehender Post-, Fax-, oder Mailverkehr automatisiert erfasst und verteilt werden.

Geschäftsprozesse/BPM

Beim Business Process Management geht es darum, Geschäftsprozesse zu idealisieren. Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten werden dabei deutlich verringert und zudem ein höheres Servicelevel geschaffen. BPM wird in zwei Kategorien eingeteilt. Den normativen Abläufen, die automatisiert geschehen können, da sie vorab klar definierbar sind und den adaptiven Abläufen, die von Wissenschaftlern ständig beobachtet werden, um ad hoc auf Fehler oder Störungen reagieren zu können.

Integration

ECM Systeme integrieren bereits vorhandene Business Applikationen wie ERP, CRM oder HR. Sämtliche Funktionen lassen sich in Microsoft, SAP oder IBM integrieren. ECM verbindet die Transaktionsdaten der Geschäftsanwendungen mit den dazugehörigen Dokumenten und integriert somit beide Systemwelten unbemerkt miteinander.

Was leistet ein ECM System?
Das sich auch das digitale Büro stetig weiterentwickelt zeigt die Tendenz der letzten Jahre. Enterprise Content Management ist nichts weiter als ein modernisierter Nachfolger der Dokumentenmanagementsysteme, wie sie in den letzten Jahren immer Häufiger in Unternehmen angewendet wurden. Neben den klassischen Funktionen, wie der Archivierung und des Dokumentenmanagements, nimmt ECM Geschäftsprozesse und Kollaborationen mit in das System auf. Dabei gehen die neuen Technologien über den Arbeitsplatz und das Unternehmen hinaus und sorgen dafür, dass Sie auch mit Ihren Kunden und Partnern digital vernetzt sind. ECM Systeme befassen sich neben der Dokumentenverwaltung hauptsächlich mit unstrukturiertem Content und hilft Unternehmen dabei, diese zu ordnen.

Unterschiede zwischen ECM- und Dokumentenmanagementsystemen
Im Aufbau und der Benutzeroberfläche zwar noch ziemlich ähnlich, unterscheiden sich ECM- und Dokumentenmanagementsysteme in ihrem Inhalt doch um einiges. Wie bereits erwähnt umfasst ein ECM-System die Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von sämtlichen Unternehmensinformationen. Im ECM greifen mehrere Softwarelösungen ineinander. Unter anderem auch das Dokumentenmanagement. So gesehen ist das DMS also ein Teil des ECM. Allerdings gibt es auch weiterhin viele Unternehmen, die nur auf DMS zurückgreifen, um Ihre Dokumente schnell und sicher zu archivieren und unternehmensintern darauf zurückgreifen zu können.

Drei Merkmale von ECM
Die drei wichtigsten Merkmale von Enterprise Content Management sind eine integrative Middleware, unabhängige Dienste und ein übergreifend nutzbarer Speicherort. Wir haben diese drei Merkmale einmal übersichtlich für Sie zusammengefasst:

Integrative Middleware

Wie bereits unter dem Punkt Integration erwähnt, dient ECM als Schnittstelle zwischen den einzelnen Systemwelten. Somit können durchgehende Prozesse geschaffen werden, die nicht durch diverse Brüche ins Stocken kommen.

Unabhängige Dienste

Mit ECM können Sie Informationen und Dokumente unabhängig von Ihren einzelnen Quellen verwalten. So verhindern Sie, mehre Anwendungen, von sich überlappenden Aufträgen, parallel bearbeiten zu müssen.

Übergreifend nutzbarer Speicherort

ECM Systeme sorgen dafür, dass sämtlicher Content zentral an einem Speicherort zusammengeführt wird. So haben Sie permanent einen guten Überblick und müssen nicht erst in einer komplizierten Ordnerstruktur nach den richtigen Dokumenten suchen.

Auf kurz oder lang führt wohl kein Weg an Systemen vorbei, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Dokumente im Unternehmen erleichtern. Das „Digitale Büro“ ist die Zukunft in Bezug auf den Informationsaustausch innerhalb von Unternehmen. Warum sollten Sie auch darauf verzichten, wo sie doch so viele Vorteile mit sich bringen? Speziell mit ECM-Systemen haben Sie die Möglichkeit Ihr Unternehmen auf ein neues Level zu bringen und sorgen für einen noch strukturierteren Ablauf im Gegensatz zu den herkömmlichen Systemen.

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Simon83 · 9. November 2017

Interessante Vorstellung. Bei uns läuft sehr viel noch analog ab, kaum vorstellbar, wie das alles digitalisiert werden soll. Wäre aber schön, die Papierberge auf ein Minimum zu reduzieren....

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