Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

Dieses Thema im Forum "Alltagsprobleme" wurde erstellt von RaKo, 4. Dezember 2011 .

Schlagworte:
  1. 4. Dezember 2011
    Hallo,

    wer kennt diesen blöden Papierkram nicht?
    Hat jemand Erfahrung mit Dokumentenverwaltung am PC?

    Ich würde gerne, sobald ich ein Dokument bekomme direkt einscannn und alles
    direkt am PC verwalten.

    Gute Wäre, wenn die Dokumente dann von dem PC bzw der Software automatisch erkannt werden und
    direkt in dem richtigen Ordner abgelegt werden.

    Hat jemand mit sowas erfahrung? Gibt es da spezielle Scanner für womit alles ratz fatz geht?

    Lg
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  3. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Ich würde darauf nicht vertrauen. HDD kaputt = großes Problem. Da mach ich mir lieber die Arbeit und hefte das in Ordnern ab.
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  4. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Es gibt doch sowas wie raid systeme! Es ist klar, das es nicht einfach nur auf eine simple HDD gespeichert wird
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  5. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Das Problem wird nur sein: woher soll das Programm wissen, wohin es die Dokumente ordnen soll?

    Ich habe neulich bei meinem Onkel Dokumente&Rechnungen sortiert und war schon als Mensch damit ziemlich beschäftigt
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  6. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Stell dir vor, es funktioniert wie ein Email Filter!

    Ich scanne eine "Vodafone" Rechnung ein. Die sehen immer gleich aus.
    Oben irgendwie das Logo, die erste Zeile immer an der selben position!

    Man legt einen "Filter bzw Regel" dafür an und die Software erkennt beim Scannen dann das Dokument.

    Das muss ja nicht sein aber ist halt so nen "Bonus".
    Ich bekomme ne Rechnung, jage sie durch den "Dokumentenscanner" der das Dokument speichert.
    Ich werfe die Rechnung in den Müll und ordne Sie ma PC ab.

    Ich wette das der Vorgang mehr als 50% Zeitersparnis bringt.

    Man könnte ja auch 10 Dokumente sammeln und dann irgendwann alle auf einmal Scannen.

    Ist ja nur so ne Idee, bzw ich wollte es in Zukunft so machen
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  7. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Hab letztens auch auf cashys Block einen Beitrag zu gelesen: http://stadt-bremerhaven.de/papierloses-buero-ich-habe-es-fast-geschafft

    Hab das für mich aber (hab ne Menge aber auch nicht sooo viel) so geregelt, dass ich einfach die Dokumente normal eingescannt und dann durch Ordner verwaltet hab.

    Das Argument mit Festplatten können kaputt gehen halte ich für absoluten Schwachsinn. Dazu gibt es halt Backups. Da könnte man auch sagen: Bloß keine Dokumente aufbewahren, das Haus könnte ja abfackeln.
    Wenn du sie übrigens noch per Dropbox sichern lässt, kannst du von überall drauf zugreifen. Und die Ordnerverwaltung dürfte für Privatmenschen perfekt ausreichen, du wirst ja nicht jeden Tag 20 Briefe empfangen, oder?
     
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  8. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Nunja, mit privaten (unverschlüsselten) Daten wäre ich bei Diensten wie Dropbox vorsichtig. Diese Behörden, deren Namen aus 3 Buchstaben bestehen, haben da sicher Zugriff. Lieber nur lokal sichern.

    Aber: Raid ersetzt kein Backup! Raid ist nur dazu da, die Daten immer verfügbar zu haben, d.h. falls eine Festplatte ausfällt kann das System immer noch ohne Probleme weiter arbeiten und hat deshalb keine Downzeit. Klar schützt ein RAID auch davor, Daten durch einen Festplattenausfall zu verlieren, aber wie oft fallen schon Festplatten aus? Viel wahrscheinlicher ist doch, dass die Daten irgendwie korrumpiert werden, d.h. das Dateisystem fällt aus oder man hat einen Virenbefall oder löscht/überschreibt aus Versehen Daten. Dagegen hilft auch kein RAID.

    Von dem her würde ich anstatt einem RAID1 oder so lieber die zweite Festplatte ausschließlich für Backups verwenden. Die ist dann ja nur einmal die Woche (oder vllt. auch täglich) für eine kurze Zeit im Einsatz und kann den Rest der Zeit in Ruhe verbringen. Dann ist die Gefahr für einen Festplattenschaden noch geringer. Am besten wäre natürlich, sie in einem Tresor zu lagern. Das schützt zum einen vor Diebstahl, zum anderen vor Feuer (während dein RAID weg ist).
     
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  9. 4. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Man kann einfach einen Truecrypt-Container (meiner ist z.B. 4GB groß) dort ablegen. Die werden dann einmalig synchronisiert, und danach wird die Datei nur noch "geupdated" sprich, wenn man ein Dokument in den Container packt, wird auch nur dieses eine Dokument vom Container beim nächsten Dismount synchronisiert.
     
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  10. 5. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Super, danke für den Link!
    Gibt es eigentlich rechtlich irgendetwas zu beachten?
    Wie sieht es mit Verträgen aus? z.B. Autoversicherung, Mietvertrag oder sowas?

    Die kann man ja im Original dann nicht vernichten wegen Unterschrift etc?
     
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  11. 5. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Vorsicht, jetzt kommt Halbwissen: Ich glaub ich habe letztens was über eine Android-App gelesen, die beim Umtauschen und archivieren von Kassenzetteln helfen soll. Die zeigt man dann direkt der Verkäuferin.
    In dem Blog in dem das stand, stand auch dass in der App sogar das gültige Rechtsurteil aufgezeichnet war, dass dies ausreicht als ein Kaufbeleg.
    Demnach müsste es klappen, sie einfach einzuscannen. Aber mit Vorsicht zu genießen.

    Richtig wichtige Sachen (Mietvertrag, Bank-Verträge, etc.) habe ich trotzdem als Papier abgeheftet. Aber die normalen Rechnungen (Handy, Kopfhörer, etc) eingescannt und weggeworfen.
     
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  12. 7. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Ich glaube so ein Programm, das du suchst, ist gerade in der Entwicklung. Sollte recht bald erscheinen:
    http://www.doo.net/
     
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  13. 7. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Spontan fällt mir da ELO Office ein.
    Habe in einer Firma ein Praktikum gemacht die damit arbeiten und war sichtlich überrascht!

    Ist zwar für kleine Unternehmen, aber privat sicherlich auch sehr gut.

    Vorteil, das ganze System arbeitet mit Datenbanken, Sicherungen/Dumps funktioniert glaube auch automatisch und macht daher wenig "Dreck".

    Ansonsten denke ich trotzdem das wenn man alles auf Papier hat viel besser da steht.
    Allein schon gerichtliches usw. muss doch alles in Orginalform vorhanden sein daher -> warum nicht gleich Ordnung halten
     
    + Multi-Zitat Zitieren
  14. 7. Dezember 2011
    AW: Dokumente (Rechnungen etc) Scannen und verwalten?

    Ich kann da nur "Inoxision" empfehlen. Das ist halt ne Archivierungssoftware. Wir haben das bei uns in der Firma, deshalb kann ich dir leider nicht sagen was des kostet aber kannst ja mal googlen

    Jedenfalls brauchste da das Dokument nur einmal einscannen, dann die Bereiche Markieren und Festlegen und Anschließend erkennt der die Dokumente automatisch.
    Bei uns ist es z.B in der Anwendung so dass wir das Fax einscannen und Inoxision den von uns Festgelegten Bereich mit der Kundennummer überprüft und anschließend in unserer Warenwirtschaftssoftware beim Kunden mit der Kundennummer hinterlegt.

    Einfach mal googlen aber was du Suchst geht aufjedenfall, also die Hoffnung nicht aufgeben
    Hängt halt nur noch vom Aufwand ab ne
     
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