#1 10. Mai 2019 Die Digitalisierung stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet jedoch auch viele Potenziale: Denn in nahezu allen Betrieben wird eine Anpassung von traditonellen Geschäftsmodellen unerlässlich, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein wichtiger Schlüssel auf dem Weg in eine digitale Zukunft heißt dabei Business Process Management. In diesem Beitrag erfahren Sie, was das Verfahren leisten kann, wie es funktioniert und warum es für das Digital Business essentiell ist. Was ist Business Process Management? Business Process Management wird in der Praxis mit softwaregestützten Anwendungen realisiert. Neben den reinen Anwendungen kommt der gesamten Unternehmensstrategie eine große Bedeutung zu. Unter www.ser.ch/themen/was-ist-bpm.html findet man eine kurze Definition, die den Begriff in seine Einzelteile zerlegt sowie weitere Informationen rund ums Thema: Business: Jegliche Geschäftstätigkeiten im Unternehmen Process: Ein aus einzelnen Aktivitäten zusammengesetzter Ablauf Management: Die Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen Grundsätzlich kann unter Business Process Management ein Bemühen verstanden werden, das die Prozesse in Organisationen mithilfe von aktiven Gestaltungs-, Steuerungs-, und Optimierungsmaßnahmen effektiver gestalten soll. Es handelt sich um ein reiteratives Verfahren, bei dem eine kontinuierlicher Kreislauf ensteht, um die zuvor festgesetzten Unternehmensziele zu erreichen – neben dem reinen Umsatz wird heutzutage eine größere Kundenausrichtung der internen Abläufe zunehmend wichtiger. Business Process Management wird auch Geschäftsprozessoptimierung oder Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt. Welche Vorteile kann BPM einem Unternehmen bringen? In Großkonzernen lassen sich EDV-gestützte BPM-Anwendungen nicht mehr wegdenken. Um die Fülle an Prozessen akurat abzubilden und anschließend zu optimieren, werden komplexe Lösungen notwendig. In den meisten kleineren Betrieben werden im Alltag häufig keine BPM-Systeme oder -Strategien genutzt, da Unternehmer den Aufwand für die Einführung, die Einweisung sowie die ständige Anpassung an die aktuelle Prozesssituation im Unternehmen fürchten. Bei einer uneffizienten Arbeitsverwaltung über E-Mail, Kalkulationsblätter und Co. besteht jedoch die Gefahr von größeren Zeit- und Kostenfressern in der Prozessstruktur. Mit der richtigen Herangehensweise und einer guten Strategie kann das Unternehmen mit BPM viele Vorteile ermöglichen – ein Einsatz ist daher ratsam. Dazu gehören beispielsweise: 1. Eine erhöhte Effizienz Anstatt das eigene Budget zu kürzen, können die bestehenden Unternehmensressourcen vollständig ausgereizt werden. Mitarbeiterteams können Aufgaben und Projekte innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens erfüllen. Kostenersparnisse zwischen 20 und 50 Prozent sind durchaus möglich. 2. Mehr Geschäftsagilität Mit BPM können steife Ablaufsstrukturen in Richtung von beweglichen Prozessen gebracht werden. In der heutigen Zeit, in der sich die Marktsituation schnell ändern kann, muss ein Unternehmen flexibel reagieren können. Die Werkzeuge von BPM-Lösungen ermöglichen eine einfache Anpassung bestehender Prozessstrukturen, um sich besser auf den Markt ausrichten zu können. 3. Gesteigerte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit Ein gute Geschäftsprozessoptimierung im Unternehmen sorgt für eine bessere Zufriedenheit bei Kunden, da Termine und Deadlines besser eingehalten werden können. Langfristig kann eine hohe Zuverlässigkeit zudem für neue Kunden und Partner sorgen, da die gesamte Wertschöpfungskette reibungslos abläuft. Auch die eigenen Mitarbeiter erhalten einen besseren Einblick, was im Unternehmen abläuft. Tasks sind klar definiert und relevante Informationen liegen an einer Stelle, sodass sich vollständig auf die Aufgabe konzentriert werden kann, was für mehr Motivation sorgt. Genereller Ablauf von BPM: Kreislauf von Phasen Zu einer erfolgreichen BPM-Strategie gehört es, einzelne Phasen festzulegen, um die Prozesse verbessern zu können. Vereinfacht gesagt werden in der Regel zunächst die Rahmenbedingungen theoretisch festgehalten und daraus eine Prozesslandkarte erstellt. Nach der Theoriephase wird das geplante Modell in der Praxis getestet. Danach geschieht eine Messung, die den Ist-Zustand mit der Soll-Situation vergleichbar macht. Aus den Abweichungen können nach einer Anaylse entsprechende Handlungsmaßnahmen getroffen werden, um die Abläufe im Unternehmen weiter zu verbessern. Es schließt sich eine weitere Modelierungsphase an, bei der wieder neue Rahmenbedingungen festgelegt werden – es entsteht also ein Kreislauf. Mit diesem Verfahren können Schwachstellen schnell ausfindig gemacht oder Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden. Beispielsweise lassen sich viele Routineaufgaben in Unternehmen automatisieren. Fazit: BPM als Wachstumsfaktor im digitalen Wandel BPM ist ein umfangreiches und kompliziertes Thema. Es gibt die unterschiedlichsten Softwarelösungen und Strategien, mit denen die Abläufe im Unternehmen verbessert werden können – jeder Experte und Hersteller hat hier seine eigenen Ansätze und Überzeugungen. Tatsache ist jedoch, dass gutes BPM Unternehmen helfen kann, aus den bestehenden Ressourcen das meiste herauszuholen. Im internationalen Vergleich ist Deutschland bei dem Einsatz von BPM leider noch weit hinten, obwohl Umfragen und Studien immer wieder ergeben, dass sie sich einen Einsatz vorstellen können. Um auch in Zukunft beim digitalen Wandel mitzuhalten, ist es daher Zeit, in das Digitale Business mit BPM einzusteigen. + Multi-Zitat Zitieren