Der Digitalisierungstrend: Alles, was Sie als Unternehmer beachten müssen

Welche Chancen die Digitalisierung für Unternehmer bietet
Im Rahmen der Digitalisierung hat sich die Arbeitsweise von Unternehmen gravierend verändert. Sie trägt sowohl zu Kosteneinsparungen als auch zu Effizienzsteigerungen bei, was sich entsprechend positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens auswirkt. So können Betriebe papierbasierte Prozesse gegen elektronische Lösungen austauschen. Dies führt zu einer leichteren Verwaltung, Teilung und Durchsuchung von Dokumenten, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können. Durch die Verwendung geeigneter Tools, wie Dokumentenmanagement-Software und Cloud-Speicher, lassen sich die Abläufe von Prozessen in Ihrem Unternehmen optimieren.

Automatisierung von Prozessen

Wenn Aufgaben und Geschäftsprozesse regelmäßig aufs Neue durchgeführt werden müssen, dann können sie im Rahmen der Digitalisierung automatisiert werden. Zu den Bereichen, in denen sich einige Prozesse automatisieren lassen, zählen unter anderem:

• Buchhaltung
• Kundenbetreuung
• Lagerverwaltung
  

Automatisierte Prozesse steigern aber nicht nur die Effizienz, sondern führen auch zu einer geringeren Fehleranfälligkeit. Das liegt daran, dass nun eine Software automatisch Dokumente ausfüllt, statt der manuellen Eingabe eines Mitarbeiters. Mithilfe der Digitalisierung und Prozessautomatisierung kann auch der Bereich Bewerbermanagement optimiert werden.

Verbesserungen bei der unternehmensinternen Kommunikation

Mithilfe von digitalen Technologien können die Mitarbeiter eines Teams von überall auf der Welt aus in Kontakt bleiben. Kommunikation ist immer und überall möglich, sofern Zugang zum Internet besteht. Hierdurch können Sie kompetente Mitarbeiter einstellen, auch wenn sich diese geografisch an einem anderen Standort befinden. Auf diese Weise lassen sich globale Märkte erschließen.

Kundenbedürfnisse besser verstehen

Mithilfe von digitalisierten Prozessen lassen sich jede Menge Daten sammeln und auswerten. Dadurch können Unternehmen ein besseres Verständnis von Kundenbedürfnissen entwickeln. Sie sind dann dazu in der Lage, perfekt auf den Kunden zugeschnittene Produkte und Dienstleistungen anzubieten und können Ihre Marketingstrategien entsprechend anpassen.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Unternehmer müssen bestimmte rechtliche Aspekte berücksichtigen, wenn sie rechtliche Probleme und Geldstrafen vermeiden möchten. Hierzu gehört das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, welcher an das zuständige Finanzamt gesendet werden muss. Bei diesem Fragebogen handelt es sich um ein Dokument, welches das Finanzamt für die steuerliche Erfassung Ihres Unternehmens braucht. Dieses Dokument enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, wie:

• Steuernummer
• Art des Gewerbes
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Da dieser Fragebogen die Basis für die steuerliche Abwicklung Ihres Unternehmens darstellt, sollte er sorgfältig und vollständig ausgefüllt werden.

Die Wichtigkeit von Datenschutz

Auch wenn die Digitalisierung eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich bringt, so entstehen auch gewisse Risiken im Hinblick auf die Sicherheit von Daten. Als Unternehmer müssen Sie gewährleisten, dass die sensiblen Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden geschützt sind. Das lässt sich erreichen, indem Sie in moderne Sicherheitslösungen investieren. Das können unter anderem Antivirensoftware, regelmäßige Sicherheitsupdates und Firewalls sein. Auch die Schulung von Mitarbeitern macht in diesem Fall Sinn, damit diese nicht Opfer von Phishing-Angriffen werden. Es gibt gesetzliche Vorgaben, die zwingend erfüllt werden müssen. In Deutschland greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hierbei handelt es sich um eine Datenschutzrichtlinie, welche unter anderem festlegt, wie die Kundendaten verwaltet werden müssen. Damit Sie rechtzeitig potenzielle Schwachstellen identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Reduzierung von Risiken einleiten können, ist eine Risikobewertung erforderlich. Diese sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden und sich auf die digitale Speicherung und Verarbeitung von relevanten Daten fokussieren.

Warum die Weiterbildung von Mitarbeitern so wichtig ist

Als Unternehmer ist es Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den digitalen Technologien umgehen können. In der Regel werden hier Schulungen erforderlich, damit die Angestellten die Tools auch effektiv nutzen können. Grundsätzlich sollten Ihre Mitarbeiter über ein gewisses Mindestmaß an digitaler Kompetenz vorweisen. Zu dieser zählen:

• Ein effizienter Umgang mit digitalen Daten
• Die richtige Nutzung von Software-Tools
• Verständnis von Cybersicherheit

Insbesondere Cybersicherheit wird immer wichtiger für Unternehmen, um sensible Daten schützen zu können. Schließlich kann der Verlust von Kundendaten zu einem großen Imageschaden führen. Wenn Mitarbeiter verdächtige Aktivitäten erkennen und darauf angemessen reagieren, dann lassen sich Sicherheitsrisiken entsprechend reduzieren.